6. LLMs na gestão documental
Como organizar, pesquisar e aproveitar melhor a informação municipal com Modelos de Linguagem — do arquivo ao balcão digital, com segurança e ganhos de eficiência.
Porque falar de gestão documental agora
Os municípios acumulam regulamentos, despachos, atas, contratos, processos urbanísticos e comunicações com cidadãos. Sem organização e pesquisa eficazes, a informação fica dispersa e difícil de usar. Os LLMs permitem transformar arquivos estáticos em repositórios vivos, pesquisáveis por linguagem natural e integrados nos fluxos de trabalho diários.
Benefícios práticos para o município
Pesquisa em segundos
Encontrar cláusulas, referências legais e versões de documentos com perguntas em linguagem simples.
Classificação automática
Atribuição de tipologias e etiquetas a novos documentos, reduzindo o trabalho manual.
Resumos de qualidade
Sumarização de processos extensos para agilizar a leitura e a decisão técnica.
Consistência
Modelos de templates para minutas, ofícios e respostas a pedidos frequentes.
Rastreabilidade
Histórico de versões, fontes citadas e ligações ao processo original.
Melhor serviço
Respostas mais claras e rápidas a munícipes e empresas, com linguagem acessível.
Casos de uso prioritários
1. Ingestão e normalização
- Leitura de PDFs, DOCX, e-mail e anexos.
- OCR para digitalização de papel e PDFs imagem.
- Extração de campos: datas, NIF, referências de processo.
2. Classificação e etiquetagem
- Tipologia documental e assunto.
- Etiqueta de sensibilidade e retenção.
- Roteamento automático para o serviço correto.
3. Sumarização e comparação
- Resumo executivo para decisão.
- Comparação de versões com destaque de alterações.
- Identificação de lacunas e anexos em falta.
4. Pesquisa semântica
- Pesquisa por linguagem natural nos arquivos.
- Filtros por data, serviço, tipologia e sensibilidade.
- Respostas com citações e ligações ao original.
Fluxos de trabalho recomendados
Urbanismo
Entrada do processo, verificação automática de documentos obrigatórios, resumo do enquadramento legal e checklist de conformidade para análise preliminar.
Finanças e contratação
Classificação de faturas e contratos, extração de valores e prazos, validação de requisitos e geração de minutas.
Secretaria geral e arquivo
Protocolo e distribuição, etiquetas de retenção, pesquisa em atas e despachos com respostas citadas.
Atendimento ao cidadão
Respostas a pedidos frequentes com base em documentos oficiais, com linguagem clara e hiperligações úteis.
Dados, metadados e governação
- Normalizar fontes: definir formatos preferidos e convenções de nome.
- Esquema de metadados: tipologia, serviço, processo, sensibilidade, retenção.
- Ciclo de vida: criação, revisão, publicação, arquivo e expurgo conforme portarias aplicáveis.
- Controlos de acesso: princípio do mínimo necessário e perfis por função.
RAG: respostas com base nos seus documentos
Retrieval-Augmented Generation (RAG) combina pesquisa semântica com geração de texto. O LLM não “inventa”: procura trechos nos seus repositórios e gera a resposta com citações e ligações ao documento original. É a abordagem recomendada para regulamentos, atas e pareceres.
Vantagens
- Mais precisão e transparência.
- Atualização automática quando entram novos documentos.
- Mitigação de riscos de alucinação.
Boas práticas
- Indexar só documentos validados.
- Manter histórico e versão publicada.
- Mostrar sempre fontes e datas.
Como implementar: do MVP à escala
- Escolher um serviço-piloto com alto volume documental e regras claras.
- Mapear o fluxo atual e definir pontos de automação: ingestão, classificação, resumo, pesquisa.
- Prototipar um MVP com amostra de documentos reais e métricas simples.
- Testar com utilizadores e recolher feedback: utilidade, clareza, tempo poupado.
- Escalar para mais serviços e ligar ao sistema documental/ERP.
Riscos, RGPD e boas práticas de segurança
- Privacidade: minimizar dados pessoais, anonimizar sempre que possível.
- Localização: preferir armazenamento e tratamento na UE.
- Controlo de acessos: perfis por função e revisões periódicas.
- Registos: auditoria de acessos e das ações do LLM.
- Encriptação: em repouso e em trânsito.
Estas práticas alinham-se com a abordagem descrita no capítulo dedicado a segurança e RGPD.
Indicadores para medir resultados
Tempo de resposta
Média antes e depois na pesquisa e preparação de pareceres.
Qualidade
Taxa de pedidos devolvidos por falta de documentos ou erros.
Adoção
Número de utilizadores ativos e consultas por mês.
Transparência
% de respostas com fontes citadas e acessíveis.
Poupança
Horas de trabalho poupadas em tarefas repetitivas.
Conformidade
Incidentes de acesso indevido ou fuga de informação.