E se a sua empresa de condomínios estiver a "queimar" dinheiro na triagem de e-mails?
A maioria das empresas de gestão de condomínios aceita o "caos da caixa de entrada" como parte do negócio. Mas não é. Receber dezenas de e-mails vagos, sem identificação do prédio e sem prioridade definida não é trabalho: é desperdício operacional.
Neste estudo de caso, analisamos uma empresa que perdia cerca de 22.000€/ano apenas a "ler e encaminhar" ocorrências. Abaixo, pode simular quanto este problema lhe está a custar hoje, ver a solução de IA a funcionar e, no final da página, calcular o seu retorno de investimento (ROI) exato.
Tecnologias que resolvem este problema:
- Automação de tickets
- Gestão de Condomínios com IA
- Software de Manutenção Predial
- Triagem automática de e-mails
- Helpdesk para Condomínios
O Cenário Encontrado
Contexto Operacional
Empresa de Gestão de Condomínios (Média dimensão).
Portefólio: Gestão de carteira com aprox. 120 condomínios (cerca de 3.500 frações).
Equipa: Gestores sobrecarregados com tarefas administrativas.
O Desafio da Comunicação:
• Volume de Pedidos: Receção média de 40 e-mails diários sobre avarias e manutenções.
• Qualidade da Informação: Condóminos esquecem-se de identificar o prédio ou descrevem o problema de forma vaga (“luz não dá”), exigindo trocas de e-mails para esclarecer.
Sistemas Atuais: Outlook/Gmail (caixa de entrada geral) + Software de Gestão (apenas para contabilidade/atas).
Principais Problemas
- Forte dependência de memória e e-mails soltos para despachar avarias.
- Dificuldade em priorizar: Um e-mail de "Elevador Avariado" perde-se no meio de 10 e-mails sobre "Barulho do Vizinho".
- Tempo perdido em triagem manual: O gestor torna-se um "leitor de e-mails" em vez de um gestor de património.
Sem um filtro inteligente, a empresa pagava a um funcionário quase exclusivamente para organizar a caixa de correio, sem gerar valor real.
Objetivo do Projeto: Implementar um sistema que recebe o pedido, valida o prédio automaticamente e cria o ticket com a urgência correta, sem intervenção humana.
Experimente a Solução Agora
Não precisa de imaginar. Interaja com este protótipo funcional para ver como um condómino abre um pedido em segundos e como o sistema o organiza automaticamente.
Como funciona (sem complicar)
O que aprendemos com este caso
Não mude quem gere os edifícios
O talento dos seus gestores deve ser usado para resolver problemas complexos e lidar com pessoas, não para ler e-mails repetitivos e fazer "copy-paste" para criar tickets.
O valor está na resolução, não na triagem
Ao eliminar as 6 horas de triagem diária, a equipa conseguiu responder aos pedidos urgentes 4x mais rápido, acabando com os "incêndios" operacionais que desgastam a equipa.
Informação rápida = Menos reclamações
Um condómino que recebe uma confirmação imediata sente-se ouvido. A taxa de chamadas telefónicas para saber "se já viram o e-mail" caiu drasticamente com o novo sistema.
Formulário de contato – Insira os seus dados para ser contatado(a) pela nossa equipa, de modo a percebermos o problema que tem na empresa e quanto pode poupar.
Este investimento compensa?
A solução implementada (App + Automação IA) tem um custo estimado de implementação de 20.000€. Pode parecer um valor considerável, mas a matemática dos custos de pessoal mostra um retorno surpreendentemente rápido.
Como calculamos o seu retorno?
O cálculo baseia-se em dois pilares:
1. Poupança Direta: Redução drástica das horas perdidas em triagem (libertando funcionários para trabalho faturável).
2. Redução de Custos Indiretos: Menos chamadas de "reincidência" e maior retenção de clientes por satisfação.
0 €
Assumindo que a automação elimina 80% do tempo de triagem manual (o resto é supervisão), poupa 0€/ano.